Strona gminy Woźniki

Załącznik do Zarządzenia Nr OR.120.177.2019

Burmistrza Woźnik z dnia 4 listopada 2019 roku

 

 

INSTRUKCJA

przyznawania, realizowania, rozliczania oraz kontroli zadań publicznych

finansowanych i dofinansowanych przez Gminę Woźniki

w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

 

 

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz.U. z 2019r. poz. 688 z późniejszymi zmianami)

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r – Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2019 poz. 1145 z późniejszymi zmianami),

3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2019 poz. 869 z późniejszymi zmianami),

4. Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2019 poz. 351 z późniejszymi zmianami)

5. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tj. Dz.U. z 2019 poz. 1440)

6. Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2018 poz. 2057)

7. Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2055)

8. Uchwała Nr ….................. Rady Miejskiej w Woźnikach z dnia ….............. w sprawie przyjęcia „Programu Współpracy Gminy Woźniki z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dn. 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok ….......”

9. Zarządzenie Nr OR.120.176.2019 Burmistrza Woźnik z dn. 4 listopada 2019 roku w sprawie określenia zasad oceny realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę Woźniki organizacjom pozarządowym w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

 

I System eNGO

1. System eNGO to platforma internetowa dostępna na stronie https://wozniki.engo.org.pl  wspomagająca współpracę Urzędu Miejskiego w Woźnikach z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (zwanymi w dalszej części odpowiednio „organizacjami” oraz „ustawą”).

2. Złożenie oferty realizacji zadania publicznego możliwe jest wyłącznie po zarejestrowaniu profilu organizacji w systemie eNGO.

3. Dane organizacji zarejestrowanej w systemie eNGO muszą być aktualne i zgodne z właściwym rejestrem.

4. Dane kontaktowe (e-mail, nr telefonu) podane w systemie eNGO są wiążące. Korespondencja dotycząca realizacji zadań publicznych prowadzona jest poprzez system eNGO lub drogą mailową na adresy podane w systemie eNGO na profilu ogólnym organizacji lub w danej ofercie. Za datę otrzymania pisma uważa się datę jego nadania.

5. Złożenie oferty, korekty oferty (aktualizacji), sprawozdania, korekty sprawozdania przez eNGO jest równoznaczne z ich złożeniem i podpisaniem przez osoby reprezentujące organizację zgodnie z wyciągiem z właściwego rejestru.

 

II Przebieg procedury wyboru zadań w otwartych konkursach ofert

1. Oferty składane są przez organizacje w systemie eNGO po ogłoszeniu otwartego konkursu ofert w terminach i na zasadach określonych w ogłoszeniu.

2. Po zamknięciu naboru oferty są oceniane przez właściwego pracownika ds. współpracy z organizacjami pod względem spełnienia kryteriów formalnych, określonych w karcie oceny formalnej dostępnej w eNGO / Dokumenty / Karty ocen

3. Po pierwszym etapie oceny oferenci są informowani o jej wynikach. Do drugiego etapu oceny przechodzą oferty, które spełniły wymogi formalne.

4. W dalszej kolejności członkowie komisji konkursowych, powołanych przez Burmistrza spośród pracowników Urzędu Miejskiego w Woźnikach i zgłoszonych przedstawicieli organizacji, dokonują indywidualnej oceny punktowej ofert, która następnie jest sumowana.

5. Po dokonaniu oceny punktowej komisja zbiera się na posiedzeniu, aby dokonać podziału środków dostępnych w konkursie.

6. Komisja ma prawo do ograniczenia zakresu zadania, obniżenia wnioskowanej kwoty dotacji, wskazania pozycji kosztorysu wybranych do dofinansowania oraz do ustalenia dodatkowych warunków rozliczenia przyznanej dotacji, o ile wynika to z charakteru realizowanego zadania, a nie zostało już określone w ogłoszeniu konkursu. Warunki te zapisuje się wprost w umowie.

7. Propozycja podziału środków przedstawiana jest do akceptacji Burmistrzowi Woźnik, który może go zatwierdzić bądź wprowadzić zmiany.

8. Zatwierdzony podział środków podaje się do publicznej wiadomości.

9. Od wyników konkursu nie przysługuje odwołanie. Każdy natomiast w ciągu 30 dni od dnia ich ogłoszenia ma prawo żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.

 

III Przebieg procedury wyboru zadań w trybie pozakonkursowym

1. Oferty składane są za pośrednictwem generatora eNGO przez cały rok, z uwzględnieniem zapisów pkt. I Instrukcji.

2. Pracownik ds. współpracy z organizacjami dokonuje sprawdzenia, czy oferta spełnia wymogi formalne oraz czy dany oferent nie wykorzystał już całości możliwych do uzyskania  środków finansowych (zgodnie z ustawą maksymalnie 20.000 zł w ciągu roku budżetowego), oraz czy nie zostały przekroczone wskaźniki ustawowe (maksymalnie na tryb pozakonkursowy Gmina Woźniki może przeznaczyć 20% wszystkich środków planowanych na realizację zadań publicznych w danym roku budżetowym).

3. Oferta po zarejestrowaniu w systemie (nadanie numeru) podlega ocenie przez właściwych merytorycznie pracowników Urzędu Miejskiego w Woźnikach pod względem zasadności wykonania zadania oraz zabezpieczenia finansowego Gminy Woźniki na tego typu działanie.

4. Po dokonanej weryfikacji oferta podlega ocenie Burmistrza Woźnik pod kątem celowości realizacji zawartego w niej zadania.

5. W przypadku uznania celowości realizacji zadania publicznego objętego ofertą przez Burmistrza Woźnik podlega ona publicznej ocenie poprzez publikację na stronach internetowych Gminy Woźniki oraz BIP przez okres 7 dni na zasadach określonych w ustawie.

6. W przypadku zgłoszenia uzasadnionych uwag do oferty (np. zawyżenie kosztów) podlega ona renegocjacjom z oferentem.

 

IV Umowa

1. Umowa jest generowana niezwłocznie po dniu:

- ogłoszenia rozstrzygnięcia konkursu w przypadku otrzymania dofinansowania we wnioskowanej wysokości

- upływu terminu publicznej oceny lub po rozpatrzeniu uwag w przypadku ofert w trybie pozakonkursowym.

2. W przypadku otrzymania dofinansowania w innej wysokości bądź wyboru przez Komisję konkursową tylko części zadania do realizacji, oferty przysyłane są w generatorze eNGO do korekty.

3. Przy wprowadzaniu korekty należy przestrzegać następujących ograniczeń wynikających z warunków konkursu bądź już dokonanej oceny oferty, w tym:

- zachowania wartości procentowej wkładu własnego;

- zachowania wartości procentowej kosztów kwalifikowanych, których limit został podany w ogłoszeniu o konkursie, w tym kosztów wyżywienia i obsługi administracyjnej.

4. Przy wprowadzaniu korekty dopuszcza się zmniejszenie zakresu rzeczowego zadania, o ile nie zmienia to podstawowych założeń, charakteru i celów zadania.

5. Umowa jest generowana niezwłocznie po przesłaniu w systemie eNGO prawidłowo wykonanej korekty.

6. O przygotowaniu umowy do podpisu wnioskodawcy informowani są telefonicznie bądź mailowo, zgodnie z danymi kontaktowymi podanymi w ofercie.

7. Umowa zawierana jest na czas określony, którego początek przypada na dzień podpisania umowy, a koniec – na dzień akceptacji sprawozdania z projektu, tj. zakończenia procedury kontrolnej w systemie eNGO.
8. Środki finansowe na realizację zadania uruchamiane są po podpisaniu umowy w terminach określonych w umowie.

 

 V Aneksowanie umowy

1. Wszelkie zmiany dotyczące realizowanego zadania publicznego, w szczególności zmniejszenie jego zakresu rzeczowego, wymagają - w okresie realizacji zadania - poinformowania i akceptacji Urzędu Miejskiego w Woźnikach.

2. Umowa może być aneksowana jedynie w okresie realizacji zadania publicznego.

3. Aneksowanie odbywa się na wniosek oferenta.

4. Aneksowanie należy również przeprowadzić w systemie eNGO.

5. Aneksowaniu nie podlegają:

- kwota przyznanej dotacji;

- zakres rzeczowy zadania;

- tytuł zadania;

6. Aneksowaniu podlega:

a) Umowa – w przypadku zmiany terminów realizacji zadania, zmiany terminów wydatkowania środków, zmiany wysokości wkładu własnego (przy zachowaniu minimalnego wkładu własnego z ogłoszenia o konkursie). Aneks do umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej papierowej oraz podpisów obydwu stron umowy.

b) Oferta – w przypadku zmian w kosztorysie zadania, zmian w planowanym harmonogramie. Aneksu oferty dokonuje się wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu eNGO.

7. Niezrealizowanie zadania publicznego zgodnie z umową, bez złożenia wcześniejszej rezygnacji, skutkuje rozwiązaniem umowy ze strony Gminy Woźniki oraz konsekwencjami określonymi w umowie.

 

VI Dokumentowanie wydatków poniesionych w związku z realizacją zadania publicznego

1. Dokumentami właściwymi do potwierdzenia poniesionych wydatków są:

- faktury;

- rachunki do zawartych umów cywilnoprawnych (jeśli z rachunku nie wynika, za co została dokonana zapłata należy również przedłożyć umowę);

- dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty podatków bądź składek na ubezpieczenie społeczne;

- polisy ubezpieczeniowe;

- druki delegacji;

- imienne bilety;

- inne, niezbędne do rozliczenia wydatków.

2. Paragony oraz bilety na okaziciela nie są waściwymi dokumentami do udokumentowania poniesionych wydatków.

3. Każdy dokument finansowy musi posiadać następujące dane: wystawcę, odbiorcę, datę wystawienia, kolejny numer, kwotę, informację, za co został wystawiony oraz sposób zapłaty (gotówka, pobranie, przelew, karta płatnicza, bony, PayPal, PayU, Blik, itp.)

4. Dokumentowanie dokonania zapłaty:

a) W przypadku zapłaty przelewem należy dokonać jego opłacenia z konta określonego dla realizowanego zadania w umowie oraz przedstawić dokument potwierdzający dokonanie przelewu.

b) W przypadku zapłaty kartą płatniczą należy udostępnić wyciąg z konta organizacji ze wskazaniem, która operacja dotyczy danej transakcji.

c) Dokumenty zapłacone gotówką wymagają pisemnej adnotacji odbiorcy na dokumencie lub przedłożenie potwierdzenia wypłaty (KW) z kasy organizacji. Faktury z adnotacją „za pobraniem” traktowane są jak faktury zapłacone gotówką.

d) W przypadku płatności bonami należy przedstawić dokument zakupu bonów oraz wyjaśnić przyczyny wyboru takiego rodzaju płatności.

e) W przypadku płatności dokonanej przez systemy informatyczne (Blik, PayU, PayPal, itp.) należy udostępnić wyciąg z konta lub wydruk z systemu płatności elektronicznej.

5. Dokumenty finansowe związane z realizacją zadania publicznego muszą zostać właściwie opisane, co najmniej w następujący sposób:

- „płatne ze dotacji Gminy Woźniki w wysokości …....... w związku z umową nr …................. „;

- „płatne z innych środków”;

6. W przypadku dokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją zadania publicznego w walutach innych niż PLN (złoty polski) wartość innej waluty określonej na fakturze przelicza się według kursu dnia NBP, bądź dokumentu potwierdzającego zakup waluty wystawionego imiennie na oferenta. W przypadku płatności dokonanej przelewem bankowym wartość tę powiększa się o dokonane opłaty bankowe. Udokumentowaniu opłaty bankowej służy wyciąg z konta zawierający odpowiednią operację.

7. W przypadku zauważenia błędów na otrzymanej fakturze należy przedłożyć fakturę korygującą lub notę księgową (zgodnie z aktualnymi przepisami w zakresie rachunkowości).

8. Do udokumentowania wkładu własnego oferenta służą: dokumenty księgowe wymienione w pkt. 1,  oświadczenia wolontariuszy, oświadczenia o wkładzie rzeczowym.

9. W przypadku wykazania wpłat uczestników zadania należy również je udokumentować dowodami wpłaty (KP) do kasy organizacji.

10. Materiały nabyte w związku z realizacją zadania, stanowiące wyposażenie lub środek trwały, nie mogą być przekazane, oddane bądź sprzedane przed upływem okresu 5 lat od daty zakończenia realizacji zadania publicznego bez zgody Urzędu Miejskiego w Woźnikach. 

 

VII Rezygnacja organizacji z realizacji zadania

1. Oferent może zrezygnować z realizacji zadania po otrzymaniu kwoty mniejszej niż wnioskowana na jego realizację. Rezygnację wprowadza się do systemu eNGO bądź składa na piśmie przed podpisaniem umowy.

2. Organizacja realizująca zadanie (Zleceniobiorca) może odstąpić od podpisanej umowy przed dniem przekazania dotacji przez Gminę Woźniki, poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia na piśmie.

3. Zleceniobiorca, który podpisał umowę i otrzymał dotację:

a) może zrezygnować z realizacji zadania ze względu na wystąpienie okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Oceny ww. okoliczności dokonuje Urząd Miejski w Woźnikach, a umowa w takim przypadku ulega rozwiązaniu w formie porozumienia stron. Dotacja podlega zwrotowi na zasadach określonych w porozumieniu.

b) może zrezygnować z realizacji zadania w dowolnym momencie obowiązywania umowy bez podania przyczyn, co skutkuje rozwiązaniem umowy ze strony Gminy Woźniki oraz obowiązkiem zwrotu przez organizację całości otrzymanej dotacji wraz z odsetkami.

 

VIII Zakończenie realizacji zadania publicznego

1. Po zakończeniu realizacji zadania organizacja jest zobowiązana do złożenia sprawozdania w ciągu 30 dni od terminu jego zakończenia.

2. Za datę złożenia sprawozdania przyjmuje się datę jego złożenia w systemie eNGO. W przypadku udowodnionej awarii systemu eNGO, za dzień złożenia sprawozdania przyjmuje się dzień wpływu podpisanego skanu sprawozdania na adres e-mailowy: urzad@wozniki.pl

3. W przypadku niezłożenia sprawozdania w terminie oferent wzywany jest pisemnie do jego złożenia w ciągu 7 dni. W razie niezastosowania się do wezwania umowa jest rozwiązywana w trybie natychmiastowym przez Gminę Woźniki, co wiąże się z nakazem zwrotu całości środków dotacji wraz z odsetkami.

5. Złożone sprawozdanie podlega kontroli. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zwracane jest do korekty lub złożenia pisemnych wyjaśnień w terminach określonych w wezwaniu.

 

 

IX Kontrola zadań publicznych

1. Realizacja zadania publicznego podlega kontroli przez upoważnionego pracownika Urzędu Miejskiego w Woźnikach.

2. Upoważnienie może wynikać wprost z umowy bądź być upoważnieniem imiennym.

3. Kontrola może być przeprowadzona do 5 lat po zakończeniu realizacji zadania publicznego.

4. Zadania publiczne podlegają kontroli co najmniej w następującym zakresie:

- prowadzenia dokumentacji finansowej zadania oraz prawidłowości wydatkowania środków finansowych

- zakresu rzeczowego realizacji zadania (na miejscu jego realizacji bądź na podstawie innych danych ogólnie dostępnych)

- zachowania proporcji wkładu własnego oferenta określonego w umowie;

- spełnienia obowiązku informacyjnego (Informacja o uzyskaniu dofinansowania z budżetu Gminy Woźniki oraz o przebiegu projektu musi zostać podana do publicznej wiadomości na stronie internetowej organizacji lub poprzez inne środki przekazu powszechnie dostępne, możliwe do zweryfikowania przez pracownika kontrolującego realizację zadania) 

- zachowania szczegółowych zapisów warunków umowy oraz ogłoszenia o konkursie.

5. Z każdej kontroli wykonuje się oddzielny protokół, który jest zamieszczany w BIP Gminy Woźniki oraz przesyłany oferentowi.

6. W związku z protokołem kontroli oferent może składać wyjaśnienia oraz dokonać korekty sprawozdania. W przypadku, gdy złożona korekta wprowadza istotne zmiany do sprawozdania procedura kontrolna rozpoczyna się od początku.

7. W przypadku zakwestionowania zasadności wydatków, ich kwoty podlegają zwrotowi jako środki wydatkowane niezgodnie z przeznaczeniem.

8. W przypadku zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego bądź braku możliwości udokumentowania wkładu własnego oferenta, wysokość należnej dotacji podlega odpowiedniemu przeliczeniu, a nadwyżka podlega zwrotowi jako środki pobrane w nadmiernej wysokości.

9. Procedurę kontrolną kończy się nadaniem zadaniu statusu „zakończone” w systemie eNGO.

 

X Zwroty środków pochodzących z dotacji

1. Zwroty środków pochodzących z dotacji wpłaca się na konto Urzędu Miejskiego w Woźnikach określone w umowie lub wezwaniu.

2. Niewykorzystane środki dotacji wpłaca się na konto Urzędu Miejskiego w Woźnikach określone w umowie bez wezwania po zakończeniu realizacji zadania publicznego w terminie do 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania lub w przypadku projektów całorocznych – do 31 stycznia roku następnego.

3. W przypadku braku wpłaty po tej dacie naliczane są odsetki oraz wystawiane jest wezwanie do zapłaty.

4. Zwroty środków dotacji w pozostałych przypadkach (rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, wypowiedzenie umowy przez Gminę Woźniki, przeliczenie dotacji w związku ze zmniejszeniem zakresu rzeczowego zadania, nieuznanie wydatków, brak odpowiedniej wysokości wkładu własnego itp.) wpłaca się w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania wraz z naliczonymi odsetkami.

5. W przypadku, gdy z innych podpisanych umów dotacyjnych wynikają inne należności dla oferenta ze strony Gminy Woźniki, można przeprowadzić kompensatę (potrącenie z niewypłaconych jeszcze dotacji).